|Обратная связь
Практика бизнеса
Главная \ Статьи \ Практика бизнеса \ Расходы во время бизнес-поездок
 

Расходы во время бизнес-поездок


Развитие технологий, мобильных приложений, различных методов оплаты во время путешествий, в том числе деловых поездок, вынуждает компании постоянно реформировать свою тревел-политику, адаптируя ее под меняющиеся реалии.

Одна из проблем, с которой сталкиваются как иностранные, так и казахстанские компании, – это то, что бывает сложно проследить целевое назначение потраченных средств. 

В казахстанской практике сотрудники нередко экономят, отдавая предпочтение дешевым небезопасным отелям, наземному транспорту, для того чтобы «заработать» на неиспользованной сумме командировочных средств (по возвращении предоставляются липовые чеки, отчеты и так далее). Такая практика в Казахстане, к сожалению, очень распространена.  

Подобная «экономия» зачастую происходит в ущерб качеству и безопасности, а значит, и эффективности работы. Тем самым не соблюдается основное назначение финансов, выделенных на командировку, – максимально безопасное, комфортное путешествие и проживание сотрудников. 

В западных компаниях сотрудники, как правило, используют деньги по своему прямому назначению, но иногда сталкиваются с проблемой отчетности, бухгалтерской волокитой и неэффективной автоматизацией бизнес-процессов (предоставление документов для отчетности и их проверка – довольно трудоемкий процесс и занимает длительное время).

Следует отметить, что все правила, нормы командирования, лимиты и регламенты (этот свод документов называется тревел-политикой – от англ. travel and expense policy) разрабатываются для оптимизации/экономии бюджета компании, отслеживания основных расходов сотрудника и обеспечения достойных условий работы во время поездок. Для этого в тревел-политике регулируются вопросы бронирования отелей, расходы на питание, методы оплаты, формы отчетности и так далее. Но основная идея политики – донести до всех сотрудников, что компания планирует разумно экономить на корпоративных путешествиях и не допустит неоправданного перерасхода бюджета организации на деловые поездки.

На подобные меры компании толкают и глобальные тренды. Согласно исследованию «Прогноз по туристским расходам – 2015» (Travel Price Forecast), проведенному Международной ассоциацией делового туризма (Global Business Travel Association) совместно с компанией CWT, расходы на деловой туризм в 2015 году вырастут во всем мире на 8,6%. Расходы на авиабилеты вырастут глобально на 2,2%, в то время как расходы на отели – на 2,6%. Единственная статья расходов, которая практически не изменится в 2015 году, – это расходы на наземный транспорт. 

Надо сказать, что необходимость усиления контроля над расходами растет во всем мире, в том числе в Казахстане. Это становится особенно актуальным на фоне негативных ожиданий по динамике роста экономики на ближайшие годы. Под прессом сокращений и поиска способов оптимизации всего, что только можно, находится и государство, и все отрасли экономики. И это в богатой ресурсами стране, в которой некоторое время назад комфортно себя чувствовала «нефтянка», горно-металлургический и финансовый сектор. 

Отели


Тревел-политика регулирует также вопросы проживания, регламентируя принципы выбора отелей, а также формируя сеть партнерских оте­лей, в которых сотрудники компании имеют корпоративную скидку или особые условия. Согласно тревел-политике сотрудники могут бронировать отель через туристское агентство, обслуживающее компанию, либо с помощью онлайн-инструментов по бронированию, через которые руководство может проследить процесс бронирования и, соответственно, расходы сотрудников. 

Кроме того, тревел-политика определяет лимиты на проживание, категории отелей и номеров, в которых сотрудники могут останавливаться, в зависимости от занимаемой должности. Например, рядовым сотрудникам разрешается проживать в 3–4-звездочных отелях, а топ-менеджерам – в отелях класса люкс. В то же время тревел-политика предполагает случаи, при которых сотрудники могут выбирать отели классом выше или ниже, в зависимости от ситуации. 

Еда, суточные и прочие расходы


Тревел-политика также должна отдельно регулировать вопрос суточных, питания, расходов в случае каких-либо инцидентов. Суточные выделяются в зависимости от количества дней командировки и места назначения (учитываются страна, город). Суточные расходы также различаются в зависимости от должности сотрудника и его значения для компании. В то же время строго оговаривается перечень расходов, которые компания не восстановит ни в коем случае. Это расходы на развлечения, алкоголь, использование дополнительных платных услуг в отелях.

В тревел-политике указывается и определенный лимит на питание. Сотрудники также обязаны обосновать расходы на еду. К примеру, если это просто обед или бизнес-ланч с бизнес-партнером (могут попросить уточнить его должность, роль и обоснование необходимости затрат), то согласно тревел-политике эти расходы компенсируются. Но если во время бизнес-путешествия сотрудник встретился со своим давним другом или родственником и заплатил за них либо просто посидел с ними за чашкой кофе, то восстановлению подлежат лишь расходы сотрудника за его личный обед, а посиделки в кофейне считаются встречей, не имеющей бизнес-цели и поэтому не оплачиваемой компаний.

Сотрудникам также строго рекомендуется предоставить соответствующие документы, чеки, доказывающие факт расходования средств, чтобы компания смогла проанализировать их целевое назначение. Предпочтение отдается оплате корпоративной карточкой, выданной компанией для того, чтобы было легко отследить расходы и при необходимости ограничить лимиты. Все это централизовано по всей компании, к примеру для 300 или 1000 сотрудников, и бухгалтерия и финансовые контролеры компании могут видеть движение средств и оперативную отчетность, что значительно затрудняет появление серых схем. Также уменьшается необходимость в найме дополнительных бухгалтеров и административных сотрудников, которые обычно в ручном режиме осуществляют контроль процедур, что в результате снижает эффективность, «съеда­ет» время и средства компании. 

Наряду с суточными в тревел-политику включают также расходы на прачечную, мобильную связь, интернет, визу, медицинскую страховку, страхование личного имущества сотрудника в случае кражи или пропажи, печать и ксерокс, фитнес и так далее. Список прочих расходов жестко оговаривается, чтобы сотрудник понимал, на что он может дополнительно потратить деньги компании, а за что ему придется платить собственными средствами. 

Методы оплаты и отчетность


Сотрудникам рекомендуется использовать и оплачивать все расходы во время поездки корпоративной карточкой, выдаваемой компанией. Корпоративные карточки более надежны, чем личные карточки, так как они, в отличие от личных карточек, работают по принципу отложенной оплаты. Если мошенники захотят украсть деньги у корпоративного путешественника с его корпоративной карточки, то это будет просто невозможно, так как утверждение на расходы через корпоративную карту выдается организацией и она может проконтролировать расходы. В случае если использование корпоративной карточки невозможно, сотрудникам рекомендуется посещать такие заведения и места, где они смогут получить чеки за свои расходы.

Для того чтобы ускорить процесс отчетности, сотрудников обязывают готовить отчеты в оговоренные сроки сразу после поездки. В некоторых компаниях система автоматизирована и тревел-координатор получает онлайн-отчет от туристского агентства о расходах на отель и авиабилеты, а через онлайн-систему получает отчет о расходах по корпоративной карточке. Сотруднику приходится лишь отчитываться за наличные расходы, если таковые есть.

В целом тревел-политика является не только инструментом оптимизации и контроля над расходами на деловые поездки, но в то же время и коммуникационным документом, подающим сотрудникам четкий посыл о том, что расходы на деловые путешествия – это не источник доходов и они не должны каким-либо образом рассчитывать на личную выгоду в этих вопросах.



Аналитический 
департамент  компании 
Abacus Central Asia

 
Текст: 10 сентября 2015 Количество просмотров: 634 Рейтинг читателей:

На эту тему



ABB AbilityTM: цифровое будущее становится ближе

Компания ABB в сотрудничестве с McKinsey произвела оценку уровня цифровизации разных отраслей промышленности.


Сунгат Батырбеков: За развитием аквакультуры в Казахстане – будущее

Отрасль рыбоводства в Казахстане находится на пороге перемен. Драйвером роста рынка активно выступила компания «Рыбпром». Какие проблемы существуют и как их можно решить? Об этом мы беседуем с председателем совета стратегического развития компании «Рыбпром» Сунгатом Батырбековым.

Комментарии


Оставить комментарий
Оцените статью
нажмите на звезды

Предупреждение: комментарии не по теме будут удалены
Имя:
Комментарий: